Секретарь ректора по протоколу

Основные обязанности • Протокольное сопровождение мероприятий с участием ректора. Готовить и согласовывать программы визитов, встреч, приёмов, совещаний: порядок выступлений, рассадку, регламент, тайминг, символику, церемониал. • Ведение и оформление протоколов заседаний/совещаний. Фиксировать повестку, выступления, решения, поручения, ответственных и сроки. Оформлять протокол по утверждённым в вузе шаблонам и в установленные сроки (часто 1 рабочий день). • Контроль исполнения протокольных поручений. Вести реестр поручений из протоколов, напоминать исполнителям, собирать отчёты о выполнении, докладывать руководству о статусе. • Координация с другими подразделениями при подготовке мероприятий. Согласовывать с хозяйственными и административными службами вопросы помещения, техники, навигации, пропусков, безопасности, сувенирной продукции, фото- и видеофиксации. • Работа с внешними делегациями и гостями. Участвовать в подготовке программ для официальных делегаций, списков участников, памяток, переводов материалов, контролировать соблюдение протокольных норм при приёме гостей. • Готовить тексты для выступлений ректора (приветственные слова, доклады, обращения) либо участвовать в их согласовании вместе с аппаратом ректора. • Оперативно снимать мероприятия с участием ректора. Присутствовать на ключевых событиях (совещания, награждения, подписания, визиты делегаций, открытия), фиксировать хронику: от общего плана до крупных планов лиц и деталей (рукопожатия, вручение наград, документы). • Взаимодействовать с прессслужбой. Передавать фото в установленные сроки, согласовывать ключевые кадры с пресссекретарём, помогать с подписями (кто изображён, что происходит, дата, место). • Обеспечивать присутствие ректора на ключевых темах. Оперативно реагировать на важные инфоповоды (приём документов, изменения правил, крупные события), готовить короткие комментарии/карточки, согласовывать формулировки с прессслужбой и ректором. • Взаимодействовать с аудиторией. Отвечать на комментарии и сообщения в рамках утверждённых правил, модерировать обсуждения, фиксировать частые вопросы и передавать их профильным подразделениям, отрабатывать негатив по регламенту. • Координировать съёмки и прямые эфиры. Согласовывать время и место, ставить ТЗ фотографу/видеооператору, готовить вопросы для интервью, собирать обратную связь после. • Поддерживать связь с прессслужбой и административными подразделениями. Синхронизировать публикации с официальными релизами, учитывать график ректора, получать подтверждения по фактам и цифрам. Опыт: • Подтвержденный опыт от 1 года в организации протокола первого лица Условия: Оформление по ТК РФ Отпуск: 28 календарных дней (в летний период) График: 5/2 с 9:00 до 18:00 (в пятницу до 17:00) На территории есть столовая (комплексный обед 370 руб.) Возможен карьерный рост после 1 года работы.