Специалист группы контроля и делопроизводства

Обязанности: Напоминания - о Днях рождения и личных делах; - о рабочих задачах (звонки, отправить и т.д.); - об отпуске, подготовка заявления на отпуск. Оформление постоянного пропуска на авто. Логистика / командировки - регистрация на мероприятия (заполнение/подача заявки, получение пропуска, планирование логистики); - заказ такси; - покупка билетов (авиа, жд); - оформление задания на командировку; - заказ гостиницы; - подготовка отчета о командировке. Организация совещаний - заявка пропусков для участников; - распечатка материалов к совещаниям (~ 5 совещаний в день); - приглашение участников совещания, прикрепление ссылки, рассылка материалов, бронирование аудитории для совещаний; - встреча внешних гостей; - ведение внешних совещаний (уточнение ссылки, повестки, приглашение коллег); - подключение ВКС; - приготовить чай/кофе; - организация демонстрации у Министра и отправка материалов; - напоминание об окончании совещания. Протокольная работа и постановка поручений на контроль - ведение реестра протоколов; - постановка в систему поручений на контроль; - расшифровка рукописных резолюций (при необходимости); - подготовка отчетов об исполнении протокольных поручений; - направление исполнения поручений в ФОИВ; - проверка статуса задачи (уточнение статуса готовности той или иной задачи). Работа с почтой - подписание документов в СЭДО. Распечатка - распечатка для Директора от коллег; - распечатка по заданию Директора. Закупки - ведение «кошелька» и закупка воды, чая, к чаю, мелочей, личные покупки; - покупка и доставка подарков; - отправка курьером. Участие в проведении корпоративных мероприятий и внешних активностей. Требования: • Высшее законченное образование (приоритет ГМУ, юриспруденция, экономика) • Приветствуется дополнительное образование в области документационного обеспечения • Опыт работы от года в обеспечении административной, организационной, личной поддержки руководителя или команды • Навыки тайм-менеджмента, безупречная организованность, способность работать в режиме многозадачности, высокая стрессоустойчивость и отличные коммуникативные навыки. Необходимы знания делового этикета, документооборота, владение офисными программами и способность работать с информацией. • Знание основ электронного документооборота (обязательно) • Внимательность к деталям, стрессоустойчивость, умение расставлять приоритеты. Условия: • Оформление по ТК РФ • Офис в шаговой доступности м. Тверская, м. Пушкинская